Muito se tem falado a respeito do eSocial. O assunto é altamente técnico, chega a assustar quem não é da área e, o mais importante, pode prejudicar muitas companhias e empresários que imaginam equivocadamente que o assunto não os afeta de forma direta.
Pensamentos como “minha contabilidade, meu advogado ou a minha área de Recursos Humanos cuidarão disso”, sem a necessidade do envolvimento do restante da empresa, vão levar muitos negócios a enfrentar seríssimos problemas.
Deixando de lado as questões técnicas, o eSocial representa uma importante mudança na forma como as companhias vão se relacionar com os seus trabalhadores e com os órgãos federais. Um aspecto muito interessante é que a novidade não introduz nenhuma modificação na legislação trabalhista, previdenciária ou do FGTS, mas dá ao governo, em diferentes áreas de atuação, a possibilidade de monitorar, em tempo real, se as empresas estão ou não cumprindo as obrigações previstas em lei ao pé da letra.
Por exemplo, o que muitas companhias fazem é contratar um funcionário no dia 1º de março, quando ele realmente começa a trabalhar, e registrá-lo apenas no dia 15, com data retroativa. Hoje isso é possível, mas não deveria de forma alguma ocorrer. Porém, já se tornou uma praxe, e com muita frequência, especialmente no caso das PMEs, cuja folha de pagamentos fica a cargo de uma contabilidade externa.
Além disso, antes do eSocial as empresas mantinham cerca de cem dados de cada funcionário em seus sistemas, do nome completo e endereço residencial ao número do CPF, entre outros. Com o novo sistema, a quantidade salta para 160, pois passa a exigir informações, como a data de emissão do documento de identidade (R.G.), que se tornam obrigatórias para a transmissão do e-Social assim que entrar em vigor. Ou seja, até lá as companhias têm de atualizar os cadastros de todos os seus empregados, obrigatoriamente.
A transmissão das informações ao governo sobre cada funcionário deve ocorrer exclusivamente pelo novo sistema, e com prazos bastante rigorosos, sob pena de multa de até R$ 1,5 mil. No caso da admissão de um trabalhador, todos os dados cadastrais dele devem estar registrados no e-Social um dia antes do início do trabalho efetivo. E chamo a atenção para o fato de que também nas contratações de autônomos – motoristas de caminhões e prestadores de serviços temporários ou eventuais, sem vinculo empregatício – a exigência é idêntica.
Outro ponto importantíssimo. Como a Receita Federal utiliza o CPF para identificar cada contribuinte, enquanto o Ministério do Trabalho e Emprego e a Caixa Econômica Federal valem-se do PIS, antes de iniciarem a utilização do eSocial, as empresas devem realizar o processo de “qualificação cadastral”. Isto é, têm de fornecer por meio de arquivo eletrônico o nome completo e os números de cada um desses cadastros de identificação (CPF e PIS) de todos os integrantes da folha de pagamento. Pode parecer simples, mas a ação vai gerar muitas inconsistências, especialmente em três aspectos.
É grande a quantidade de pessoas com mais de um número de PIS e, nesse caso, o sistema vai solicitar que a companhia as oriente a comparecer à Caixa Econômica federal para regularizar a situação, antes de iniciar o uso do eSocial. Há também trabalhadores que possuem mais de um CPF, sendo necessária a normalização junto à Receita Federal. E existem ainda as divergências de grafia do nome em cada cadastro. Imagine alguém cujo nome grafado na certidão de nascimento seja Antônio da Silva Júnior. Se no cadastro do PIS ele foi registrado como “Antônio da Silva Jr.” e no CPF, “Antônio da Silva Júnior”, também vai gerar uma inconsistência. Daí, mais uma vez é obrigatório se procurar o órgão competente para a correção do nome abreviado. Algo parecido vai ocorrer com aqueles que se casaram, mudaram o nome e não comunicaram a alteração às instituições federais.
O impacto importante que o eSocial vai trazer é que o governo passa a acompanhar bem de perto o cumprimento dos prazos das obrigações trabalhistas, previdenciárias e do FGTS. Além do registro dos funcionários, também os afastamentos, férias, rescisões, estabilidades e todos os atos cotidianos da vida de um trabalhador devem ser incluídos pelas empresas no e-Social, dentro de um prazo restrito, sob pena da multa já citada para aquelas que o descumprirem.
