Em tempos de Big Data vale a pena criar políticas para destruição de dados. Muitos dados estão desatualizados e nunca serão acessados. Eles acabam acumulando e dificilmente podem ser acessados de forma sistêmica. Para melhorar a gestão das informações, o melhor que se pode a fazer é livrar-se dos excessos, criando políticas efetivas de descarte de dados.
A maioria das organizações, no entanto, não possui políticas estruturadas para o descarte de informações e, por isso, acumulam custos altos para mantê-las armazenadas. Esse contexto se dá porque muitos “mitos” ainda cercam a relação entre as empresas e seus dados. Entre eles, quatro se destacam:
Mito nº1: É preciso guardar tudo
Fato: Nenhuma norma obriga a organização a manter armazenados todos os dados produzidos.
Cada empresa segue normas específicas de acordo com o setor na qual atua e, por meio das orientações regulatórias, podem separar as informações que não terão utilidade das que precisam ser mantidas nos arquivos. Para separar, efetivamente, o que deve ser armazenado, o gestor de TI deve ter um processo de comunicação com o líder da área jurídica – assim, criarão políticas que contemplem as leis e os mecanismos de captura ou descarte dos dados.
Mito nº2: Não custa nada manterFato: A retenção segura de dados requer altos investimentos iniciais e de manutenção
Os custos de armazenamento de dados não só são altos, como também implicam em despesas relacionadas ao gerenciamento das informações mantidas em arquivos, das soluções de segurança que asseguram a proteção dos ativos guardados.
Mito nº3: Não é possível identificar o que pode ser descartado
Fato: Há processos e soluções específicas para isso
Há duas razões para manter dados armazenados: ou eles têm valor regulatório legal, ou geram resultados efetivos ao negócio. Por meio de um processo de análise do fluxo de informações é possível identificar em qual dessas divisões elas se encontram. Se não estiverem adequadas a nenhuma dessas categorias, podem ser descartadas.
Mito nº4: É muito difícil categorizar dados
Fato: Será muito mais difícil no futuro, quando sua estrutura de storage sofrer uma pane. Por isso, comece o mais rápido possível
Separar as informações que podem ser descartadas daquelas que devem ser mantidas pode parecer impossível, mas não é. A iniciativa requer total integração do gestor de TI com o líder do departamento jurídico, bem como das demais áreas de negócio. Só assim é possível identificar os dados que não trazem valor à companhia e, nem tampouco, estão ligados às normas regulatórias de cada setor.
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